哈尔滨技师学院公文处理暂行办法
第一章 总则
第一条 根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定，为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，结合学院实际，特制定本暂行办法。
第二条 学院公文是学院在实施领导、处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，落实上级指示，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理要坚持调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，逐步改善办公条件，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。
第五条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、催办、核稿、印制、用印、清退、立卷、归档和销毁。
第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和学院秘密的安全。
第七条 学院党政办公室是学院公文处理的管理机构，并分别负责指导和监督学院各级党政机关的公文处理工作。党办、院办配备专职人员、各单位指定人员负责公文处理工作。文秘人员应当具备相关专业知识，有敬业、奉献精神，作风正派，恪尽职守。
第二章 公文种类
第八条 学院常用公文种类主要有11种：
(一)决议 适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。
(二)决定 适用于对学院重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。
(三)通告 适用于公布校内外各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(四)通知 适用于发布规章制度，批转下级部门的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级部门办理和需要周知或者共同执行的事项，任免人员等。平行的和不相隶属的单位之间传达需要知道的事项也可用“通知”。
(五)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
(六)报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(七)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复 适用于答复下级单位的请示事项。
(九)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函 适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 学院公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。
(一)秘密等级。秘密公文应当根据涉密程度分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”和保密期限。其中，“绝密”、“机密”公文还应当标明份数序号。
(二)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文机关标识。应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。发文机关标识和横线用红色印刷，称文件红头。
(四)发文字号。包括发文机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
学院党委文件字号主要有“哈技师院党〔20××〕×号”、“哈技师党办〔20××〕×号”、“哈技师党函〔20××〕×号”。
学院行政文件字号主要有“哈技师院〔20××〕×号”、“哈技师院办〔20××〕×号”、“哈技师院函〔20××〕×号”。
学院会议纪要字号只编顺序号，标注为“〔20××〕第×号”。
(五)签发人。上报的公文，应当注明签发人姓名。学院党委上报局党委和其他上级机关的文件，由学院党委书记签发；学院上报局和其他上级机关的文件，交分管领导会签后，由院长签发。
(六)标题。应当准确、简要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红头文件的标题可以省去发文机关名称。
(七)主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。学院普发公文的主送机关统称为“各处（室）、系（部）”。各单位上报学院文件，报“哈尔滨技师学院”。
(八)正文。指公文主体，叙述公文主要内容，要求情况确凿，言简意赅。
(九)附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，应当在正文之后成文日期之前注明附件顺序和名称，并与正文一并装订，较长的可以单独装订，但要在附件标题左上方注明与正文的顺序关系。
(十)成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。会议通过的文件，应注明会议名称和通过日期。成文日期一律用汉字，不用阿拉伯数码，用3号仿宋体字顺序写明年、月、日，零写为“○”。
(十一)印章。公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章，主办部门印章在左。
(十二)附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(十三)主题词。公文应当标注主题词。主题词主要从中央办公厅、国务院办公厅印发的公文主题词表中选用。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。
(十四)抄送机关。指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他机关。应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十五）印发机关和印发日期。印在文件末页倒数第二行，印发日期一般为送印日期。学院党政公文印发机关分别统一为“中共哈尔滨技师学院委员会办公室”、“哈尔滨技师学院办公室”。
（十六）公文应注明主办单位、校对、印数，印在文件末页最后一行。
（十七）公文文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（
（十八）会议纪要，眉首占首页的五分之一，年号和会议顺序号印在横线中央的上面。报送、发送栏设在纪要末页下端，对上级机关和领导人用报送，对学院领导和所属各部门各单位用发送。印发机关和印发时间置于纪要末页倒数第二行。主办单位、校对、印数置于纪要末页最后一行。
第十条 公文各组成部分的其他标识规则，可参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 以学院名义发出的公文首页一律使用学院统一印制的文件红头纸。学院各单位向学院报送公文或相互行文，首页采用印有“哈尔滨技师学院”字样便笺纸。学院文件红头的主要种类和适用范围：
（一）“中共哈尔滨技师学院委员会文件”，其文号为“哈技师党〔20××〕×号”。主要用于学院党委的重要工作布置和重要事项通知；学院党群系统重要人事任免；向上级请示、报告重要工作；批转（复）各党（总）支部和党群各部门的重要报告、请示；转达上级机关的重要行文等，由学院党委书记或副书记签发。
（二）“中共哈尔滨技师学院委员会办公室文件”，其文号为“哈技师党办〔20××〕×号”。主要是根据学院党委领导的授权，传达或代表学院党委发布某些事项，或发布党办职权范围内的事项，如布置某项党务工作，转发上级文件和领导讲话，批转有关部门的公文等。由学院党委领导或党办领导签发。
（三）“哈尔滨技师学院文件”，其文号为“哈技师院〔20××〕×号”。主要用于学院重要工作布置，重大决策和重要决定；下达学院的综合计划；印发学院发展规划；明确机构设置及重要人事任免；向上级请示、报告重要工作；学院行政、教学、科技等方面的对外联系及其它重要事项的通知；制定学院内各项规章；批转（复）各部门的重要报告、请示；转达上级机关重要行文等。由学院正副院长签发。
（四）“哈尔滨技师学院办公室文件”，其文号为“哈技师院办〔20××〕×号”。主要用于根据学院领导的授权或学院办公会决定，传达或代表学院发布某些事项。如成立或调整专项工作领导小组成员；布置某项行政工作；转发上级文件和领导讲话，批转有关部门的公文；公布领导同志分工；发布院办职权范围内的事项等。由学院领导或院办领导签发。
（五）“哈尔滨技师学院会议纪要”，主要是根据会议纪录、会议文件和会议有关活动，用于记载和传达有关会议情况及会议决定的有关事项，由学院领导或主持会议的主管领导签发。
（六）哈尔滨技师学院函件，用“哈尔滨技师学院文件”版头。主要是学院与对外平行单位或不相隶属单位商洽工作、询问答复问题使用的一种公务信件。由学院主管领导签发。
学院党政各单位要划清上述文号的行文范围，准确选用文号；要克服不管大小事情都使用学院党委文号和学院行政文号的不正确做法，搞好文号分流；要重视发挥党政办文号的作用，形成权威性。文号的选用，由党办或院办负责审核把关，并主动与有关领导和部门磋商，最后由党政办确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，注重效用。凡是可以用电话、协商等方式解决的问题不印发文件。凡是可以用党办、院办文件解决的问题，不印发学院文件；可以用白头文件解决的问题，不印发正式文件。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十四条 除党政办外，学院下属各单位不得以各单位名义印制红头文件纸，对校内外正式发文。确有重要事项行文的，可使用印有“哈尔滨技师学院”字样便笺纸，在各自职权范围内互相行文。各部门之间可以通过电话、面谈解决问题的，尽量不要行文。须经学院审批的事项，经同意也可以由部门行文，文中应当注明经学院同意。学院各职能部门所发的重要公文，应当同时抄送党办或院办、主管院领导。
第十五条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。
第十六条 “请示”应当一事一文，言简意赅；一般只写一个主送单位，如需要同时报双重领导单位，应当用抄报形式，但不得同时抄送下级单位。除学院领导直接交办事项外，“请示”不得直接送给学院领导者个人，更不要同时报送几位领导同志。除直接交办的事宜外，院领导一般不直接收取各部门的请示或报告。
各单位向学院党委和学院请示或报告须以文件形式上报。否则，学院党委和学院不予受理。报送学院党政的请示、报告、简报各送2份，由党政办负责分送。
“报告”中不得夹带请示事项。
第五章 发文办理
第十七条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十八条 学院的文件一般由党办、院办草拟，内容涉及职能部门工作的，由相应部门负责草拟。进行发文办理时，应当事先填写标准红头“哈尔滨技师学院发文纸”。
第十九条 草拟公文应当做到：
(一)符合国家法律、法规及上级机关的指示、学院有关规定，完整准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接。前后发文的内容不能互相矛盾，如有矛盾应说明以哪个文件为准，并明确其它文件有矛盾的内容同时废止；下级发文不能违反上级发文的有关规定。
(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。涂改过多的要重新抄写。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。
(六)结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第二十条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。
第二十一条 学院党委和学院行政的发文，主办单位应将文稿交本单位领导核稿，并送有关部门会签后，对口送党政办核稿；学院党委和学院行政上报或下发的重要文件分别由党政办负责人核稿，再送学院党委领导或学院行政领导签发。核稿的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
党办或院办复核由部门所草拟、以学院名义发出的文件，一般只作文字上必须的少量修改，必要时可作内容上适当调整或要求有关部门修改后再送审。
稿面不洁、字迹潦草、涂改勾划较乱未经打印的送审文稿概不受理。领导修改较多的文稿，由拟稿部门清稿（须将原稿附后）。
第二十二条 公文由本单位领导签发，重要文件必须由本单位主要领导签发。凡须会签的文件必须由会签单位负责人签署意见，不能让他人代签。
第二十三条 公文送学院领导签发前，党政办负责人应先进行审核。由职能部门草拟的公文，应由拟文部门打印、校对，并经部门负责人先进行审核后连同电子文档对口送党政办审核。部门负责人未审核签字的，不得送办公室。未经办公室审核的文稿，不得送院领导审签。
公文经学院领导签发后，由党政办排版、编号送文印室印制、装订后，对口送党政办盖章、登记、分发。公文正式印制前，党政办应当进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章 收文办理
第二十四条 收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
学院收文办理分校外来文收办和校内公文收办两种。
第二十五条 院外来文收办
(一)院外公文，由机要保密员收取，并登记编号，附收文处理单，分送党政办主任提出拟办意见送各有关学院领导传阅批示，党政办传达批示，将文件发送承办部门处理。如遇需急办的公文，党政办先行复印送承办部门处理，原件留校领导传阅。紧急公文，应当提出办理时限。
(二)承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当立即退回党办或院办并说明理由。
第二十六条 院内公文收办
院内公文收办指学院各单位向学院党政报送的公文（报告、请示或意见等）的办理过程。
(一)学院各单位向学院党政报送的公文，应先在党办或院办履行登记手续，填写“ 哈尔滨技师学院内部文件处理笺”，由党办或院办送学院领导签批，不得直接送学院领导本人。
(二)属于学院各单位职权范围内的具体问题，各单位应当直接交职能部门处理。如需学院领导签署意见，按本条(一)项规定办理。
(三)党政办收到需要办理的校内公文，应首先进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；内容是否符合学院有关规定；涉及其他部门的事项是否已协商、会签；不符合上报规定的应当及时退回上报单位并说明理由。
(四)党政办须及时将领导批示的公文反馈给有关部门，并督促办理。承办的职能部门收到需要处理的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。
(五)党政办应在七个工作日内完成院内公文的办理。
第二十七条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办单位要主动与有关单位协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。
第二十八条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
学院党政公文，凡需传阅的，由党政办对口分送领导阅示或有关业务部门阅传，阅毕后应当及时退回办公室，不得横传；凡需办理的公文，由党办或院办根据内容的性质，送领导批示或送有关业务部门办理。紧急公文，应提出办理时限。
第二十九条 送领导批示或交有关部门办理的公文，党政办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。承办单位要主动及时地向党办或院办反馈公文办理情况。上级限时要求上报办理情况的，承办部门要提前三天或按时间拟好上报文稿，送党办或院办核稿送签印送。应由几个部门共同处理的问题，党办或院办可根据学院领导的意见指定主办单位负责会同有关部门研究办理。
第七章 公文归档
第三十条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》、《高等学院档案工作规范》和学院的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理（立卷）、归档。立卷归档工作应在学院档案管理部门指导下进行。
单位及个人不得保存应当归挡的公文。
第三十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十二条 代表学院外出参加重要会议后，应将会议文件、资料交党办、院办立卷、归档。
第三十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第三十四条 草拟、修改和签批公文，用笔用墨用纸必须符合存档要求，应使用钢笔或毛笔，也可用电脑打印（用纸一般用A4型），不准用圆珠笔、铅笔，不得在文稿装订线外书写。
第八章 公文管理
第三十五条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十六条 上级机关的公文，除绝密和说明不准翻印的以外，经学院领导或者党办、院办主任批准，可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。上级机关的秘密公文，翻印时应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围，并按秘密文件管理。
第三十七条 公开发布学院公文，必须经学院批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十八条 公文签发后，主办单位负责校对，文印部门负责印制，机要部门负责用印，最后由文秘部门核阅送发。
第三十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。
第四十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。
第四十二条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十三条 借阅文件必须办理借阅登记手续，在规定期限内归还，不得转借他人。要保持文件的整洁和完整性，不得在文件上眉批、划圈、划线和抽页。
第九章 附则
第四十四条 本办法适用于学院党委和行政公文，自
第四十五条 本办法由学院党政办负责解释。