为加强学院部门文件交换工作的管理，增强交换员的责任意识，促进文件交换工作走向规范化、科学化，确保学院政令畅通， 11月20日下午2:30，党政办公室召集各部门交换员在图书馆408会议室召开交换员工作会议。党政办公室副主任罗晓梅、督办综合科负责人李家友等党政办公室工作人员参加会议。

　　会上，党政办公室下发了《关于学院文件收取工作相关事宜的说明》。明确了交换员的主要工作任务：一是每周一上网查阅学院下发的政务周历，报部门负责人；二是每周一、周三、周五上午10点准时到图书馆一楼报箱收取文件，及时将各类文件转交给部门负责人。同时，对交换员在工作中应重点注意的事项进行详细说明。为方便沟通，还建立了交换员工作信息群。

　　党政办公室副主任罗晓梅同志就学院文件收取工作提出具体要求。罗主任首先肯定了各部门交换员过去工作的成绩，并介绍了文件交换这种工作形式形成的历史渊源及今后发展的态势。她表示，文件交换工作是我国特定历史时期形成的有效地沟通交流方式。传承发展至今，已经成为政府部门之间、各类单位之间、单位部门之间政令传达、信息传递的必要形式。学院发展至今已具有相当的规模，文件交换工作已成为学院与各部门之间政令畅通的有效途径。各部门交换员承载着维系学院决策能够准确及时地传达到各部门的重要作用，可谓责任重大，意义深远。各部门交换员一要从确保学院政令畅通的高度，提高对文件交换工作重要性的认识；二要按时收取文件，及时转达部门负责人，保证文件传达的时效性；三要重点关注学院政务周历，及时提醒部门负责人按会议通知要求及时参会。希望各部门交换员积极提出意见和建议，确保学院文件交换工作科学、规范、高效。

　　各部门交换员认真听取了会议要求。

会议现场